Vraag tijdig je ECAS-account en je PI-code aan !

Een ECAS-account en PI-code heb je nodig voor alle aanvragen in ERASMUS+. Ze zijn ook nodig als je “slechts” partner (en geen coördinator) bent. Omgekeerd, geldt dit dus ook voor de partners in jouw project!

Een PI-code (die je via ECAS aanvraagt) maakt je organisatie "traceerbaar". De Nationale Agentschappen en de Europese Commissie kunnen hiermee nagaan aan hoeveel en welke projectaanvragen je organisatie deelneemt, in welke projecten je participeert en zo eventuele dubbele financiering opsporen en voorkomen.

ECAS staat voor “European Commission Authentication Service”. Hiermee krijg je toegang tot bepaalde toepassingen van de Europese Commissie.

Je ECAS-account en PI-code kan je nu al aanvragen

Dit is eenvoudig en en online. Als je een aanvraag in Erasmus+ overweegt, registreer je dan zo vlug mogelijk in ECAS en vraag een PI-code aan. Wacht hiermee zeker niet tot vlak voor het indienen van je eigenlijke Erasmus+-aanvraag!

Opgelet: elke organisatie mag slechts één PI-code ontvangen en gebruiken!

Daarom is het belangrijk dat wie de PI-code voor jouw organisatie aanvraagt en ontvangt, dit duidelijk communiceert binnen de organisatie (en zo voorkomt dat er 2 of meer PI-codes aangevraagd worden). Zo’n PI-code wordt best aangevraagd op “centraal” niveau. Het is dus niet noodzakelijk dat wie de projectaanvraag schrijft, ook de PI-code aanvraagt!

Een PI-code of “Personal Identification Code” is de unieke code voor je organisatie. Het is een soort “vingerafdruk” waarmee je organisatie verbonden wordt.

Hoe je ECAS-account en PI-code aanvragen?

STAP 1: registratie in het “Participant Portal”

Registreer je organisatie eerst bij de European Commission Authentication Service (ECAS). Hier vind je instructies over het aanvragen van een account in ECAS.

Ga vervolgens naar de Europese Portaalsite (“Participant Portal”). Klik bovenaan op “organisations” en daarna op “Register”. Kies onderaan “Register Organisation”. Log via de (grote) knop “External” in met het ECAS login en wachtwoord en registreer je organisatie vervolgens in de Unique Registration Facility (URF) om je unieke “Participant Identification Code (PI-code)“ aan te vragen.

Tip: om meer dan één persoon toegang te geven tot de PIC-gegevens, kan je de ECAS-account van je organisatie koppelen aan een algemeen of centraal emailadres (maar het is uiteraard niet de bedoeling dat iedereen zomaar de PIC-gegevens kan aanpassen!).

Raadpleeg de uitgebreide handleiding van de Europese Commissie voor de registratie op de portaalsite. Er is ook de knop “support” (“FAQ” en “contact”). Op het einde van het registratieproces zal je de Personal Identification Code (PI-code) al kennen; ze wordt je ook nog via email bezorgd.

Aandachtspunten voor onderwijsinstellingen:
  • Duid bij de vragen i.v.m. de status van de school (“legal person?”, “non-profit?”, “public body?”, “NGO?”) respectievelijk 3 x “yes” en 1 x “no” aan.

  • Het “business registration number” is het instellingsnummer van de school, zoals geregistreerd in http://www.ond.vlaanderen.be/onderwijsaanbod/

STAP 2: “Legal Entity form” en “Financial Identification form” (en evt. “Financial Capacity form”)

Je moet nu 2 formulieren invullen en opladen:

Bij een aanvragen van méér dan 60.000 EUR, zal je in bepaalde gevallen ook een document moeten invullen of aanleveren dat aantoont dat je organisatie voldoende financiële capaciteit heeft om het project uit te voeren (zie Erasmus+ Programmagids).

Heb je de ingevulde en ondertekende formulieren, scan ze dan in en sla ze op. Laad ze daarna in op de Europese Portaalsite (“ Participant Portal ”): kies “my organisations”, knop “modify organisation” bij jouw organisatie, tabblad “documents”, dan knop “add a new document” (1x per document).

Via de knop “modify organisation” kan je later de gegevens van je organisatie nog wijzigen of aanvullen.

Aandachtspunten voor onderwijsinstellingen

De fiche “juridische entiteit”:

  • “publiekrechtelijke entiteit” voor het GO!, het provinciaal onderwijs en onderwijs van Steden en Gemeenten. “particuliere onderneming”(het formulier zelf vermeldt “privaat-/publiekrechtelijke instantie met rechtsvorm”) voor het vrij onderwijs.

  • Bij “officiële naam” op de 1ste lijn de officiële naam van de inrichtende macht, daaronder de officiële naam van de school/instelling.

  • De rest van de fiche: alle officiële gegevens van de school/instelling (zoals in de fiche op www.ond.vlaanderen.be/onderwijsaanbod), inclusief het instellingsnummer (= “registration number”)

  • Wie ondertekent, hangt af van interne afspraken tussen de inrichtende macht en de directie.

De fiche “financiële identificatie”: vul hier de gegevens in van de organisatie die instaat voor de financiën, ook als die verschillend is van de eigen school/instelling zelf. De link tussen beide wordt normaal duidelijk in het luik “officiële naam” in de fiche “juridische entiteit”. Wie ondertekent, hangt af van interne afspraken tussen de inrichtende macht en de directie.

Om de link tussen beide fiches duidelijk te maken en om te zorgen dat de officiële gegevens van de school/instelling worden gebruikt, sla je een schermafdruk van de gegevens uit de onderwijsdatabank (www.ond.vlaanderen.be/onderwijsaanbod) op en laad je die mee op in de PIC.