di 25 februari 2020

Update 3 april: wat met het coronavirus?

De Europese Commissie en Epos houden de meest recente berichtgeving in verband met het coronavirus nauwlettend in de gaten. We zijn ons ervan bewust dat (geplande) mobiliteiten naar getroffen regio's mogelijk uitgesteld, geannuleerd of onderbroken moeten worden. Daarom kan je op basis van overmacht (“force majeure”) kosten die het gevolg zijn van uitstel, annulatie, stopzetting,… financieren met het projectbudget.

De Europese Commissie heeft nieuwe richtlijnen gepubliceerd rond de toepassing van overmacht ("force majeure") n.a.v. de coronacrisis:

  • Activiteiten kunnen geannuleerd, onderbroken en uitgesteld worden.
  • Kosten als gevolg daarvan kunnen gedekt worden door het projectbudget. Dat kan echter niet verhoogd worden t.o.v. het contractueel toegekende budget.
  • Daarbij wordt het bestaande systeem van “unit costs” zoveel mogelijk toegepast (een belangrijke aanpassing van de richtlijnen tot nu toe)

Voor zowel individuele deelnemers als organisaties heeft de Europese Commissie een specifieke webpagina voorzien. Deze vind je hier.

Op deze pagina vind je een handige fact sheet en een reeks Q&A's.

Wij volgen updates en nieuwe publicaties van de Commissie op de voet en werken aan een set praktische richtlijnen voor projectcoördinatoren.

Overmacht (enkele concrete voorbeelden)

  1. Bij maatregelen van de autoriteiten in België. Concreet voorbeeld: het advies van het Departement Onderwijs & Vorming aan scholen om (minstens tot 31/3) meerdaagse (buitenlandse) excursies uit te stellen - Lees hier de laatste richtlijnen.
  2. Bij een negatief reisadvies van Buitenlandse Zaken. Je vindt het reisadvies van Buitenlandse Zaken hier: Algemene informatie over reizen naar het buitenland en het coronavirus.
  3. Bij maatregelen van de autoriteiten op de bestemming. Concreet voorbeeld: de sluiting van alle scholen in en rond Madrid maakt klasuitwisselingen, projectmeetings, leeractiviteiten… in Madrid onmogelijk zolang deze maatregel van kracht is.
  4. Bij de (gemotiveerde) weigering van de ontvangende organisatie om de geplande activiteit plaats te laten vinden. Concreet voorbeeld: een stagebedrijf acht het niet mogelijk/verantwoord om gezien de omstandigheden (veel personeel ziek, bedrijf moeilijk bereikbaar...) de geplande stage(s) te laten plaatsvinden.
  5. Bij inkomende mobiliteit als de inkomende leerling/student/docent… niet naar de ontvangende (Vlaamse) organisatie kan komen. Concreet voorbeeld: het land van oorsprong verbiedt alle reizen in klas- of schoolverband, zowel in het land zelf als naar het buitenland.
  6. Bij de eigen beslissing van de zendende organisatie die bij wijze van voorzorgsmaatregel genomen wordt (bijvoorbeeld als reactie op de ongerustheid van ouders, vervroegde terugkeer van deelnemers).

Procedure bij meeruitgaven t.g.v. annulering, uitstel...

  • De begunstigde zorgt ervoor dat het toepasselijke geval van overmacht (cf. supra) gedocumenteerd is (screenshot van het negatieve reisadvies van BuZa; verklaring vanwege de partnerorganisatie; verklaring van de deelnemer…). Bij twijfel, contacteer de dossierbeheerder.

  • De begunstigde rapporteert de activiteit (ook indien volledig geannuleerd) in Mobility Tool+. Epos wacht hier op de nodige richtlijnen van de Europese Commissie en houdt iedereen op de hoogte hoe er gerapporteerd moet worden.

  • Bij de eindrapportage laadt (per geval van overmacht) de begunstigde mét het eindrapport de bewijzen op die het geval van overmacht documenteren (cf. supra), net als de bewijsstukken voor de effectieve (meer)uitgaven én ook een bewijs of verklaring op eer dat deze uitgaven niet gedekt worden van andere bronnen.

  • De begunstigde maakt afspraken met de individuele deelnemers aan het project.

Procedure bij verlenging van de projectduur

O.b.v. overmacht is het ook mogelijk om de looptijd van een projectovereenkomst te verlengen:

  • met max. 12 maanden
  • voor zover de totale projectduur beperkt blijft tot maximum 36 maanden
  • en rekening houdend met de ultieme einddatum zoals vermeld in de Programmagids (bv. 31/7/2021 voor KA107-projecten van 2018; en 31/8 van “Call-jaar +3” bij KA2-projecten)
  • Het contractueel toegekende totaalbudget kan echter niet toenemen.

Procedure:

  • De begunstigde neemt (per project afzonderlijk) contact op met de dossierbeheerder bij Epos, laat weten tot wanneer het project verlengd zou moeten worden (rekening houdend met de hoger geschetste parameters) en licht toe over welk “soort” overmacht het gaat.

  • De dossierbeheerder zal zorgen voor een amendement bij de oorspronkelijke projectovereenkomst, die door de begunstigde en door Epos ondertekend wordt.