1 Financieel administratief medewerker

Het financieel-administratief team van Epos vzw (=Finse) zorgt binnen de organisatie voor de financiële- en boekhoudkundige verplichtingen, de opvolging van de verschillende budgetten, de controle van financiële stukken, de financiële projectadministratie en het secretariaat van de vzw. Je komt terecht in een team dat momenteel vier enthousiaste medewerkers telt.

De collega die wij zoeken is positief ingesteld en werkt graag in een teamverband, maar is ook in staat werkzaamheden zelfstandig uit te voeren. Werken met cijfers en deadlines schrikt je zeker niet af. Ben jij de positieve en flexibele kracht, met een grote dosis aan organisatietalent, die van ons team een succesverhaal wil maken?

Binnen het financieel-administratief team van Epos:

• sta je in voor de administratieve en financiële opvolging van de projecten in het kader van ETNA.
  • de controle van de beslissingen en de bijhorende budgetbewaking
  • het opvragen van nodige informatie bij begunstigden en/of collega’s
  • het administratief opvolgen en registreren van de volledige administratieve projectlevenscylus
  • het archiveren van de documenten
  • het klaarmaken van betalingen en de registratie in de boekhouding
  • het periodiek rapporteren aan de teamleider

• sta je in voor de kwartaalafstemming tussen de boekhouding en de Europese databanken
  • het ophalen van de verschillende rapporten
  • het oplijsten en verklaren van de gevonden verschillen
  • het zoeken naar oplossingen bij veelvuldig voorkomende verschillen
  • het periodiek rapporteren aan de teamleider

• sta je in voor de administratieve en financiële opvolging van de projecten ‘leermobiliteiten’
  • het opvragen van nodige informatie bij begunstigden en/of collega’s
  • het administratief opvolgen en registreren van de volledige administratieve projectlevenscylus
  • het klaarmaken van betalingen en de registratie in de boekhouding
  • het periodiek rapporteren aan de teamleider
  • het beheer van de bankrekening voor Leermobiliteiten
  • het overzichtelijk archiveren van de documenten
  • het periodiek rapporteren aan de teamleider

• ondersteun je het team met de controle en verwerking van de financiële stukken
  • het opvolgen van de aanvragen voor dienstreizen
  • de controle op juistheid en kwaliteit van ontvangen kostenstaten, contracten en facturen
  • het registeren van de financiële stukken in de verschillende softwareprogramma’s
  • het aanmaken van de betalingen
  • het verwerken van de bankuittreksels in de verschillende tabellen

• ondersteun je het team met de uitbouw van een efficiënt Epos-secretariaat
  • het verzorgen van algemene secretariaatstaken (zoals telefoonpermanentie, postverdeling, logistiek ondersteuning, bezoekers ontvangen, …)
  • het op punt stellen en opvolgen van een overzichtelijk archief
  • het ondersteunen van andere teams tijdens piekmomenten of events
  • het opvolgen en verwerken van de inkomende mails in de team-mailbox

• ondersteun je andere teams met de voorbereiding en de budgetopvolging bij events
• • financieel
    • het bewaken van het budget en het finaal toewijzen aan het juist budget
    • het verwerken van de aankopen en bestellingen in de verschillende tabellen
    • het opvolgen en opmaken van overeenkomsten met externen betreffende de events
    • het opvolgen van kostenstaten van derden
    • het opmaken en versturen van terugvorderingen

• • logistiek
    • het helpen met de voorbereiding van events, in samenspraak met de secretariaatsmedewerkster en de organisator
    • het logistiek ondersteunen tijdens en na het event

Bijkomende voorwaarden en verwachtingen:

• • Je blinkt uit in nauwgezet werken
  • Je bent stressbestendig en deadlines schrikken je niet af
  • Technische competenties:
    • Je hebt kennis van de Belgische boekhoudwetgeving (kennis van de vzw-wetgeving is een pluspunt.)
    • Je bent sterk met cijfers en je hebt financieel inzicht.
    • Je hebt goede computervaardigheden, bent sterk met MS office en munt uit in Excel.