Epos vzw
Bestuursorganen van de vzw
Epos is een samenwerkingsverband tussen het Vlaamse Departement Onderwijs en Vorming, Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding (VDAB), het Vlaamse Departement Werk en Sociale Economie en Sport Vlaanderen.
Het bestuursorgaan van de vzw bestaat uit vertegenwoordigers van het Vlaamse Departement Onderwijs en Vorming, VDAB, het Vlaamse Departement Werk en Sociale Economie en Sport Vlaanderen.
De algemene vergadering omvat naast de vertegenwoordigers van de leden uit het bestuursorgaan ook adviserende leden vanuit het Vlaamse Erasmus+ agentschap voor jeugd JINT, Socius, en het agentschap voor hoger onderwijs, volwassenenonderwijs, kwalificaties en studietoelagen (AHOVOKS).
In het kader van Erasmus+ oefenen de Nationale Autoriteit voor onderwijs en training (Departement Onderwijs en Vorming) en de Nationale Autoriteit voor sport (Sport Vlaanderen) een controlefunctie uit op de uitvoering van Erasmus+ door Epos en rapporteren zij hierover aan de Europese Commissie. Beide Nationale Autoriteiten zijn waarnemend lid in het bestuursorgaan en de algemene vergadering.
Het dagelijks bestuur van de vzw is in handen van de directeur.
De werking van Epos wordt gefinancierd door de Europese Commissie en de leden van de vzw.
Sport
Het domein Sport is vanaf de oproep 2023 toegevoegd aan de kernactie 1 (individuele leermobiliteiten) onder Erasmus+, zij het beperkt tot mobiliteiten voor personeel.
Epos is aangesteld als nationaal agentschap voor sport met Sport Vlaanderen als de Nationale Autoriteit.
Voor het domein sport kunnen publieke en private sportorganisaties een aanvraag indienen, mits zij actief zijn op het gebied van breedte sport (organisaties zonder winstoogmerk, lokale overheidsinstanties, sportclubs). Concreet komen zowel professionals als vrijwilligers in aanmerking, bijvoorbeeld trainers, begeleiders, bestuurders, mana gers, medewerkers van sport- en vrijetijdsdiensten. Meer informatie vind je op de website van Epos: www.epos-vlaanderen.be/sport.
De werkingsmiddelen van de vzw in 2023
Om alle activiteiten georganiseerd te krijgen beschikt Epos vzw over werkingsmiddelen. De bron van die middelen is deels Vlaams en deels Europees.
Het nationaal agentschap
Onder het nationaal agentschap wordt hier verstaan het beheer van de Europese gedecentraliseerde Erasmus+ activiteiten in het kader van KA1, KA2 en KA3 binnen onderwijs en opleiding.
De medewerkers van het nationaal agentschap worden ook ingezet voor het beheer van het Erasmus+ domein Sport en de Vlaamse subsidieprojecten Buurklassen, Erasmus Belgica en Intercommunautaire stages.
De uitgaven
De werkingsmiddelen bestaan uit enerzijds de terugbetaling van loonkosten en anderzijds de organisatiekosten, zoals kleine en grote evenementen, promotie, erelonen, software, experten voor de beoordeling van aanvragen en eindverslagen, reiskosten, financiering van transnationale activiteiten (zie ETNA) waaraan derden kunnen deelnemen (verkennende bezoeken, thematische acties en contactseminaries), enz.
De uitgaven van het nationaal agentschap voor 2023 bedragen 2.490.606 euro. Circa 73% daarvan wordt gebruikt voor de financiering van personeel dat ingezet wordt voor het nationaal agentschap, de resterende 27% gaat naar organisatiekosten (24%), en de ETNA-activiteiten (3%).
De inkomsten
Voor de werking van het nationaal agentschap binnen de vzw ontvangt Epos jaarlijks de zogenaamde ‘contribution to the management cost’ en een Erasmus+ KA32-budget, wat Europese middelen zijn. Daarnaast dragen het Vlaamse Departement Onderwijs en Vorming, VDAB en het Vlaamse departement Werk en Sociale Economie bij om de werking gefinancierd te krijgen en beschikt Epos over een reservebudget opgebouwd met overschotten van de voorgaande jaren.
In 2023 wordt 71% van alle werkingskosten gefinancierd via die Europese bijdrage en 23,5% door het Vlaamse Departement Onderwijs en Vorming. VDAB en het Vlaamse departement Werk en Sociale Economie nemen respectievelijk 4,1% en 1,6% voor hun rekening.
De Vlaamse partners van Epos dragen vooral bij aan de organisatiekosten (52%) en door 23% zelf te financieren van personeel dat aan Epos ter beschikking wordt gesteld. Het Vlaamse Departement Onderwijs en Vorming draagt ook nog aanzienlijk bij aan de organisatiekosten, onder andere voor het beheer van de Vlaamse projecten, en stelt de eigen infrastructuur ter beschikking zoals bureau- en vergaderruimte, IT, enz.
EPALE
Het huidige Epale-contract met de Europese Commissie heeft een duurtijd van 33 maanden en loopt van 1 april 2022 tot 31 december 2024.
Het beschikbare budget voor dit contract bedraagt 348.097 euro of ca. 126.581 euro per jaar. De Europese Commissie financiert 62%, het resterende budget wordt gefinancierd door de Vlaamse Overheid via het departement Onderwijs en Vorming. Van het beschikbare budget is 76% voorzien voor de terugbetaling van de loonkosten van het ter beschikking gesteld personeel. De overige kosten bestaan voornamelijk uit reis- en verblijfskosten, kosten voor ambassadeurs, software, promo, enz.
Voor het gedeelte van het huidige contract dat binnen het kalenderjaar 2022 en 2023 valt, is de kostprijs 218.123 euro, wat een opnamegraad is van 63% van het totale beschikbare budget. Hiervan is ca. 83% van de middelen naar de terugbetaling van de loonkosten gegaan. Door de inflatie in 2022 en extra ondersteuning stegen de loonkosten gevoelig waardoor het aandeel van de loonkosten in de totale kostprijs veel hoger ligt dan wat werd begroot. Hierdoor was er minder budget beschiklaar voor de overige kosten.
eTwinning
Op 31/12/23 eindigde het eTwinning-contract met de Europese Commissie. Dit contract had een duurtijd van 21 maanden en liep van 1 april 2022 tot 31 december 2023.
Het beschikbare budget voor deze contractperiode bedroeg 395.838 euro of ca. 226.193 euro per jaar. De Europese Commissie financiert hiervan 78%, het resterende budget wordt gefinancierd door de Vlaamse Overheid via het departement Onderwijs en Vorming.
Van het beschikbare budget is 58% voorzien voor de terugbetaling van de loonkosten van het ter beschikking gesteld personeel. De overige kosten bestaan voornamelijk uit reis- en verblijfskosten, software, promo, events, enz.
De kostprijs voor de volledige periode bedraagt 374.357 euro, wat een opnamegraad is van 98% van het beschikbare budget. Van deze kostprijs gaat ca. 72% van de middelen naar de terugbetaling van de loonkosten. Door de inflatie in 2022 stegen de loonkosten gevoelig waardoor het aandeel van de loonkosten in de totale kostprijs veel hoger ligt dan wat werd begroot. Hierdoor was er minder budget beschiklaar voor de overige kosten.
Euroguidance
Op 31/12/23 eindigde het Euroguidance-contract met de Europese Commissie. Dit contract had een duurtijd van 33 maanden en liep van 1 april 2021 tot 31 december 2023.
Het beschikbare budget voor deze contractperiode bedroeg 234.315 euro of ca. 85.205 euro per jaar. De Europese Commissie financiert hiervan 41%, het resterende budget wordt gefinancierd door de Vlaamse Overheid via het departement Onderwijs en Vorming.
Van het beschikbare budget is 77% voorzien voor de terugbetaling van de loonkosten van het ter beschikking gesteld personeel. De overige kosten bestaan voornamelijk uit reis- en verblijfskosten, software, promo, events, enz.
De kostprijs voor de volledige periode bedraagt 228.972 euro, wat een opnamegraad is van 98% van het beschikbare budget. Van deze kostprijs gaat ca. 85% van de middelen naar de terugbetaling van de loonkosten. Door de inflatie in 2022 stegen de loonkosten gevoelig waardoor het aandeel van de loonkosten in de totale kostprijs veel hoger ligt dan wat werd begroot. Hierdoor was er minder budget beschikbaar voor de overige kosten.
Europass
Op 31/12/23 eindigde het Europass-contract met de Europese Commissie. Dit contract had een duurtijd van 33 maanden en liep van 1 april 2021 tot 31 december 2023.
Het beschikbare budget voor deze contractperiode bedroeg 270.355 euro of ca. 98.310 euro per jaar. De Europese Commissie financiert hiervan 49%, het resterende budget wordt gefinancierd door de Vlaamse Overheid via het departement Onderwijs en Vorming. Van het beschikbare budget is 65% voorzien voor de terugbetaling van de loonkosten van het ter beschikking gesteld personeel. De overige kosten bestaan voornamelijk uit reis- en verblijfskosten, software, promo, events, enz.
De kostprijs voor de volledige periode bedraagt 265.607 euro, wat een opnamegraad is van 98% van het beschikbare budget. Van deze kostprijs gaat ca. 79% van de middelen naar de terugbetaling van de loonkosten. Door de inflatie in 2022 en extra ondersteuning stegen de loonkosten gevoelig waardoor het aandeel van de loonkosten in de totale kostprijs veel hoger ligt dan wat werd begroot. Hierdoor was er minder budget beschiklaar voor de overige kosten.
Erasmus+, Europese en Vlaamse initiatieven
Erasmus+ 2021-2027 is het EU-programma op het gebied van onderwijs, opleiding, jeugd en sport. Door middel van onderwijs, opleiding, jeugdzaken en sport tracht Erasmus+ een bijdrage te leveren aan de aanpak van sociaaleconomische veranderingen, werkgelegenheid, sociale integratie en andere belangrijke uitdagingen waarmee Europa tot het einde van het decennium zal worden geconfronteerd.
Binnen het Erasmus+-programma vervult Epos vzw een aantal rollen::
- als nationaal agentschap voor onderwijs en vorming:
Het correct beheer van de gedecentraliseerde middelen voor mobiliteit en strategische partnerschappen, met bijzondere aandacht voor monitoring, impact, valorisatie en wisselwerking met het Vlaamse beleid. - als ondersteuningsdienst van eTwinning en EPALE in Vlaanderen:
De promotie en toeleiding, moderatie, ondersteuning en een helpdesk-functie van de ter beschikking gestelde Europese Tools. - als coördinatiecentrum voor Euroguidance en Europass:
De promotie en ontsluiting van deze Europese instrumenten naar de beoogde eindgebruikers en bijdragen tot de transnationale samenwerking (in relatie tot het Vlaams beleid).
In het kader van het bevorderen van de internationale mobiliteit door lerenden en professionelen in onderwijs en opleiding, en transnationale samenwerking, beheert Epos vzw ook een aantal Vlaamse Fondsen:
- Buurklassen maakt bilaterale klasuitwisselingen (in het leerplichtonderwijs) mogelijk met scholen in onze buurlanden.
- Erasmus Belgica bevordert de uitwisseling van studenten hoger onderwijs tussen de Gemeenschappen in België
- Intercommunautaire uitwisseling bevordert mobiliteit binnen België voor toekomstige leerkrachten.
Epos coördineert in Vlaanderen ook de werking van het Europees Talenlabel en de Europese dag van de talen.
De nationale agentschappen in België
Vanaf 2023 is Erasmus+ uitgebreid met mobiliteitsprojecten in de sportsector. Epos is voor Vlaanderen het nationaal agentschap voor Sport. Binnen het domein zijn er ook kleinschalige partnerschappen mogelijk, maar dat zijn, in tegenstelling tot de andere domeinen, gecentraliseerde projecten, die dus bij EACEA moeten worden aangevraagd.
Aangezien onderwijs en vorming een gemeenschapsbevoegdheid zijn, hebben de Federatie Wallonië-Brussel (AEF-Europe) en de Duitstalige Gemeenschap (Jugenbüro) een nationaal agentschap voor het luik onderwijs en opleiding in Erasmus+.
JINT is het nationaal agentschap in Vlaanderen voor het programma onderdeel Jeugd onder Erasmus+. Le bureau international jeunesse (BIJ) is de Franstalige tegenhanger van Jint.
BIJ heeft ook sport als verantwoordelijkheid. Jugenbüro, het agentschap voor de Duitstalige Gemeenschap, is bevoegd voor zowel onderwijs, opleiding, jeugd en sport.
Dat resulteert in vijf nationale agentschappen in België alleen al voor onderwijs en vorming. Epos werkt nauw samen met de andere Belgische agentschappen.
De medewerkers
Alle medewerkersin de vzw zijn verbonden aan één van de drie stichtende leden, met name het Vlaamse Departement Onderwijs en Vorming, VDAB en het Vlaamse Departement Werk en Sociale Economie. De drie organisaties werken volgens de richtlijnen van het Vlaamse Personeelsstatuut (of VPS).
Per 31 december 2023 bestaat het Epos-team uit in totaal 34 medewerkers, wat overeenkomt met 32,2 voltijdse equivalenten.
- Vier medewerkers hebben Epos verlaten, en er werden vier nieuwe personeelsleden aangeworven, waaronder de stafmedewerker voor synergieën en samenwerking. Dat is een nieuwe functie die is opgestart in 2023.
- Zeventien medewerkers zijn verbonden aan de projectlevenscycli van Erasmus+ en Vlaamse fondsen, namelijk van het team samenwerking en internationalisering en van het team Vlaamse en Europese fondsen, aangevuld met een deeltijdse medewerker voor Sport die projecten inhoudelijk en administratief begeleidt.
- eTwinning kan rekenen op drie medewerkers, EPALE op twee medewerkers; Europass en Euroguidance tot slot tellen elk één medewerker.
- Daarnaast zijn er nog ondersteunende diensten voor de vzw: communicatie met twee medewerkers, financiën en secretariaat met vier medewerkers, de ICT-medewerker, en drie stafmedewerkers.
- Twee medewerkers zijn verbonden aan VDAB, één medewerker aan het Departement Werk en Sociale Economie, en één medewerker aan EU Sport Link. De overige medewerkers vallen onder het Departement Onderwijs en Vorming. Van die laatste groep zijn zes medewerkers gedetacheerde leerkrachten, en hebben twee medewerkers een GESCO-statuut.
- 54% van de medewerkers zijn vrouwen en 46% zijn mannen: de vrouwelijke medewerkers blijven in de meerderheid, zij het nipter dan vorig jaar door de veranderingen in het personeelsbestand.
- De gemiddelde leeftijd op het agentschap bedraagt ca. 45,8 jaar.
Actueel overzicht van de personeelsleden via https://www.epos-vlaanderen.be/contact/wie-is-wie/