Organisaties die mobiliteitsactiviteiten uitvoeren, moeten zich houden aan een gemeenschappelijke reeks kwaliteitsnormen voor Erasmus+. Die normen zijn bedoeld om te zorgen voor goede ervaringen met leermobiliteit en goede leerresultaten voor alle deelnemers, en om te garanderen dat alle organisaties die financiering van het programma ontvangen, bijdragen aan de doelstellingen ervan.

In een mobiliteitsconsortium zijn de kwaliteitsnormen voor Erasmus+ van toepassing op activiteiten die door alle begunstigde organisaties worden uitgevoerd: de coördinator en de leden van het consortium.

1. Basisbeginselen

  • Inclusie en diversiteit: de begunstigde organisaties moeten de beginselen van inclusie en diversiteit in alle aspecten van hun activiteiten in acht nemen. De begunstigde organisaties moeten zorgen voor eerlijke en gelijke voorwaarden voor alle deelnemers. Waar mogelijk moeten de begunstigde organisaties kansarme deelnemers actief inzetten en betrekken bij hun activiteiten. De begunstigde organisaties moeten daartoe maximaal gebruikmaken van de instrumenten en de financiering die door het programma worden verstrekt.
  • Milieuduurzaamheid en -verantwoordelijkheid: de begunstigde organisaties moeten onder hun deelnemers milieuduurzaam en -verantwoord gedrag bevorderen. De begunstigde organisaties moeten maximaal gebruikmaken van de door het programma verstrekte financiering ter ondersteuning van duurzame reiswijzen.
  • Digitaal onderwijs — met inbegrip van virtuele samenwerking, virtuele mobiliteit en gemengde mobiliteit: de begunstigde organisaties moeten gebruikmaken van digitale hulpmiddelen en leermethoden om hun activiteiten voor fysieke mobiliteit aan te vullen en de samenwerking met partnerorganisaties te verbeteren. De begunstigde organisaties moeten daartoe maximaal gebruikmaken van de digitale hulpmiddelen, onlineplatforms en andere mogelijkheden die daartoe in het kader van het programma worden geboden.
  • Actieve deelname aan het Erasmusnetwerk: een van de doelstellingen van het programma bestaat erin de ontwikkeling van de Europese onderwijsruimte te ondersteunen. De begunstigde organisaties moeten ernaar streven actieve leden van het Erasmusnetwerk te worden door bijvoorbeeld deelnemers uit andere landen te ontvangen, of door deel te nemen aan de uitwisseling van goede praktijken en andere door de nationale agentschappen of andere organisaties georganiseerde contactactiviteiten. Ervaren organisaties moeten hun kennis delen met andere organisaties die minder ervaring met het programma hebben, door advies, mentorschap of andere ondersteuning te bieden. In voorkomend geval moeten de begunstigde organisaties hun deelnemers aanmoedigen om deel te nemen aan activiteiten en netwerken voor alumni.

2. Goed beheer van mobiliteitsactiviteiten

2.1 Voor alle begunstigde organisaties

  • Kerntaken — instandhouding van de betrokkenheid bij de activiteiten: de begunstigde organisaties moeten de verantwoordelijkheid voor de belangrijkste uitvoeringstaken behouden en mogen deze niet uitbesteden aan andere organisaties. Deze kerntaken omvatten het financieel beheer van de programmamiddelen, het contact met het nationaal agentschap, de verslaglegging over de uitgevoerde activiteiten, alsmede alle besluiten die rechtstreeks van invloed zijn op de inhoud, de kwaliteit en de resultaten van de uitgevoerde activiteiten (zoals de keuze van het type activiteit, de duur en de ontvangende organisatie, de definitie en de evaluatie van de leerresultaten enz.).
  • Ondersteunende organisaties, transparantie en verantwoordelijkheid: de begunstigde organisaties kunnen advies, bijstand of diensten met betrekking tot praktische aspecten van de uitvoering van het project van andere organisaties ontvangen, mits zij de controle behouden over de inhoud, de kwaliteit en de resultaten van de uitgevoerde activiteiten, zoals beschreven onder “kerntaken”. Indien de begunstigde organisaties programmamiddelen gebruiken om andere organisaties te betalen voor specifieke uitvoeringstaken, moeten de verplichtingen van die organisaties formeel worden vastgelegd om de naleving van de kwaliteitsnormen voor Erasmus en de bescherming van de EU-middelen te waarborgen. De volgende elementen moeten worden opgenomen in de formele overeenkomst tussen de begunstigde en de dienstverlener: uit te voeren taken, kwaliteitscontrolemechanismen, gevolgen in geval van gebrekkige of onbestaande uitvoering en flexibiliteitsmechanismen in geval van annulering of reorganisatie van overeengekomen diensten die een eerlijke en evenwichtige verdeling van de risico’s garanderen in geval van onvoorziene gebeurtenissen. De documenten waarin deze verplichtingen zijn vastgelegd, moeten ter beschikking staan van het nationaal agentschap om te worden bestudeerd. Organisaties die (tegen betaling of op vrijwillige basis) de begunstigde bijstaan bij bepaalde uitvoeringstaken, worden als ondersteunende organisaties beschouwd en moeten in de officiële verslagleggingsinstrumenten worden geregistreerd. De betrokkenheid van ondersteunende organisaties moet duidelijke voordelen opleveren voor de organisatorische ontwikkeling van de begunstigde organisatie en voor de kwaliteit van de mobiliteitsactiviteiten. In alle gevallen blijft de begunstigde organisatie verantwoordelijk voor de resultaten en de kwaliteit van de uitgevoerde activiteiten, ongeacht de betrokkenheid van andere organisaties
  • Door de deelnemers betaalde bijdragen: als vorm van medefinanciering kan de begunstigde organisatie de deelnemers aan mobiliteitsactiviteiten vragen om bijdragen voor de betaling van goederen en diensten die nodig zijn voor de uitvoering van deze activiteiten. De omvang van de deelnemersbijdragen moet evenredig blijven aan de subsidie die voor de uitvoering van de activiteit is toegekend, moet duidelijk gerechtvaardigd zijn, moet zonder winstoogmerk worden geïnd en mag geen oneerlijk obstakel vormen voor deelname (met name wat kansarme deelnemers betreft). De ondersteunende organisaties of andere door de begunstigde organisatie gekozen dienstverleners mogen geen aanvullende vergoedingen of andere deelnemersbijdragen innen.
  • Integratie van de resultaten van mobiliteitsactiviteiten in de organisatie: de begunstigde organisaties moeten de resultaten van de uitgevoerde mobiliteitsactiviteiten (bv. kennis verworven door personeel in bij- en nascholing) in hun reguliere werkzaamheden integreren zodat deze de organisatie als geheel, haar personeel en de lerenden ten goede komen
  • Ontwikkeling van de capaciteit: de begunstigde organisaties moeten de programmamiddelen (en met name organisatorische steun) zodanig benutten dat hun capaciteit om internationaal op de lange termijn en op duurzame basis te werken, geleidelijk vergroot. In een mobiliteitsconsortium moeten alle organisaties op deze manier hun voordeel doen.
  • Regelmatige updates: de begunstigde organisaties moeten de informatie over geplande en voltooide mobiliteitsactiviteiten regelmatig invoeren in de tools die daartoe door de Europese Commissie worden verstrekt.
  • Verzameling en gebruik van feedback van deelnemers: de begunstigde organisaties moeten ervoor zorgen dat de deelnemers het door de Europese Commissie verstrekte standaardverslag over hun activiteiten invullen. De begunstigde organisaties moeten gebruikmaken van de feedback van de deelnemers om hun toekomstige activiteiten te verbeteren.

 

2.2 Voor coördinatoren van een mobiliteitsconsortium

  • Taakverdeling: de taakverdeling tussen de coördinator en de ledenorganisaties moet vooraf worden overeengekomen. De taken (met inbegrip van de kerntaken) moeten zodanig worden verdeeld dat de deelnemende organisaties in staat zijn hun doelstellingen zo goed mogelijk te verwezenlijken en nieuwe capaciteiten te ontwikkelen.
  • Toewijzing van financiering: de voor de activiteiten van het consortium verleende financiering moet op eerlijke en transparante wijze worden verdeeld tussen de coördinator van het consortium en de ledenorganisaties, in verhouding tot de taken en behoeften van de deelnemende organisaties.
  • Gezamenlijke besluitvorming: de ledenorganisaties van het consortium moeten deelnemen aan beslissingen die van invloed zijn op hun activiteiten en hun deelnemers.
  • Ontvangende organisaties kiezen en ermee samenwerken: de ledenorganisaties van het consortium moeten worden betrokken bij de keuze van de ontvangende organisaties en moeten de mogelijkheid krijgen om rechtstreeks contact met hen op te nemen.
  • Het delen van expertise en middelen: indien de coördinator het consortium heeft opgericht om de programma-activiteiten in het gebied waarvoor hij verantwoordelijk is te bevorderen en te coördineren, moet hij een actieve rol spelen bij het opbouwen van de capaciteit van de ledenorganisaties van het consortium (bijvoorbeeld door hun personeel opleiding te bieden, hen in contact te brengen met nieuwe ontvangende partners of door goede praktijken te laten zien). In dit soort consortium moet de coördinator de ledenorganisaties actief ondersteunen bij het naleven van de kwaliteitsnormen voor Erasmus, en ervoor zorgen dat de consortiumleden op passende wijze betrokken worden bij taken die directe gevolgen hebben voor hun deelnemers (zoals selectie, monitoring of vaststelling van de leerresultaten).

3. Kwaliteit en ondersteuning van de deelnemers

  • Praktische regelingen: de begunstigde organisaties moeten zorgen voor de kwaliteit van praktische en logistieke aspecten (reizen, verblijf, visumaanvragen, sociale zekerheid enz.). Indien deze taken worden gedelegeerd aan de deelnemer of een dienstverlener, blijft de begunstigde organisatie uiteindelijk verantwoordelijk voor het verifiëren van de uitvoering en de kwaliteit ervan.
  • Gezondheid, veiligheid en naleving van de toepasselijke regelgeving: alle georganiseerde activiteiten moeten voldoen aan een hoog niveau van veiligheid en bescherming voor de betrokken deelnemers en moeten alle toepasselijke regelgeving (bijvoorbeeld inzake ouderlijke toestemming, minimumleeftijd van de deelnemers enz.) naleven. De begunstigde organisaties moeten ervoor zorgen dat hun deelnemers afdoende verzekeringsdekking hebben, zoals omschreven in de algemene regels van het programma en de toepasselijke regelgeving.
  • Selectie van deelnemers: de deelnemers moeten worden geselecteerd volgens een transparante, rechtvaardige en inclusieve selectieprocedure.
  • Voorbereiding: de deelnemers moeten een adequate voorbereiding krijgen wat praktische, professionele en culturele aspecten van hun verblijf in het gastland betreft. De voorbereiding moet in samenwerking met de ontvangende organisatie (en in voorkomend geval de gastgezinnen) worden georganiseerd.
  • Monitoring en begeleiding: indien relevant op basis van de vorm van de activiteit, moeten de uitzendende en ontvangende organisaties een mentor of een soortgelijke sleutelfiguur aanwijzen, die de deelnemers zal volgen tijdens hun verblijf bij de ontvangende organisatie en hen zal helpen de gewenste leerresultaten te behalen. Bijzondere aandacht moet worden besteed aan het onthaal en de integratie van de deelnemers in de ontvangende organisatie en aan de monitoring van het leerproces.
  • Ondersteuning tijdens de activiteit: de deelnemers moeten op elk moment tijdens hun mobiliteit steun van de ontvangende en uitzendende organisaties kunnen vragen en krijgen. De contactpersonen in beide organisaties, contactvormen en protocollen in geval van uitzonderlijke omstandigheden moeten worden vastgesteld voordat de mobiliteit plaatsvindt. Alle deelnemers moeten over deze regelingen worden geïnformeerd.
  • Taalondersteuning: de begunstigde organisatie moet zorgen voor een passende taalopleiding, die is aangepast aan de persoonlijke en professionele behoeften van de deelnemers. Waar nodig moeten de begunstigde organisaties daartoe maximaal gebruikmaken van de specifieke instrumenten en financiering die in het kader van het programma worden verstrekt.
  • Bepaling van de leerresultaten: de verwachte leerresultaten van de mobiliteitsperiode moeten voor elke deelnemer of groep van deelnemers worden overeengekomen. De leerresultaten moeten worden overeengekomen tussen de uitzendende en ontvangende organisaties en (in het geval van individuele activiteiten) de deelnemer. De vorm van de overeenkomst hangt af van het soort activiteit.
  • Evaluatie van de leerresultaten: de leerresultaten en andere voordelen voor de deelnemers moeten systematisch worden geëvalueerd. De resultaten van de evaluatie moeten worden geanalyseerd en gebruikt voor de verbetering van toekomstige activiteiten.
  • Erkenning van de leerresultaten: formele, informele en niet-formele leerresultaten en andere resultaten die door de deelnemers tijdens de mobiliteitsactiviteiten worden behaald, moeten op passende wijze in hun uitzendende organisatie worden erkend. De beschikbare Europese en nationale instrumenten moeten waar mogelijk voor erkenning worden gebruikt.

4. Het delen van resultaten en kennis over het programma

  • Het delen van resultaten binnen de organisatie: de begunstigde organisaties moeten hun deelname aan het programma binnen de organisatie algemeen bekendmaken en mogelijkheden creëren voor de deelnemers om hun mobiliteitservaringen met hun collega’s uit te wisselen. In het geval van mobiliteitsconsortia moet die informatie binnen het hele consortium worden gedeeld.
  • Delen van de resultaten met andere organisaties en het publiek: de begunstigde organisaties moeten de resultaten van hun activiteiten delen met andere organisaties en het brede publiek.
  • Publieke bekendmaking van de financiering van de Europese Unie: de begunstigde organisaties moeten hun deelname aan het programma in hun gemeenschap en aan het brede publiek bekendmaken. De begunstigde organisatie moet ook alle deelnemers informeren over de bron van haar subsidie.